Зачем современному крупному предприятию, в распоряжении которого десятки вариантов систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.
И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:
1. Именно Excel, а не его многочисленные аналоги, установлен практически на каждом предприятии по всему миру и потому не будет проблем в обмене данными с партнёрами.
2. Приложение гораздо доступнее большинства альтернатив, цена которых далеко не всегда оправдывает их эффективность (а если добавить платные обновления, то маленькому бизнесу становится совсем невыгодно их применять).
3. Если использовать электронные таблицы правильно, их возможности становятся куда шире, чем даже у самого «умного» калькулятора.
4. Приложение отлично интегрируется с популярными майкрософтовскими «коллегами» (MS Project, Power BI), а его функционал резко возрастает путём подключения дополнительных надстроек (Power Query, Power Pivot и DAX).
5. И, наконец, Excel популярен — ему обучают в школах и ВУЗах, большой выбор курсов повышения квалификации, обилие форумов и видеоуроков в Интернет, посвященных этой программе, так что проблем с компетентностью кадров точно не будет.
Зачем он нужен
Самый очевидный вариант использования возможностей Excel - обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.
Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.
Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.
Преимущества Excel
Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но сперва стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel - его встроенной возможности представления данных в нужных форматах. Таблицы - первичные (сбор информации) и сводные - в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.
Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию - представление данных в графических формах: графиках, диаграммах (простых, комбинированных, само расширяющихся), гистограммах.
Очень удобно для бизнеса то, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office - PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём, взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.
1. Планирование - через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа - менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро - это очень важная опция.
2. Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов - всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel.
3. Мотивация - ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
4. Контроль - с помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями - сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.
Excel для руководителя
Обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:
• она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
• консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
• подводит итоги за секунды;
• применяет логические функции (не нужно для стандартных расчетов каждый раз вводить вручную формулы).
В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчеты и перенос информации осуществляет программа, у которой нет человеческого фактора).
А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически, за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро - это действительно помогает.
Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют из-за отсутствия навыков:
• тенденция;
• рост;
• скользящее среднее;
• линия тренда;
• предсказ.
Можно строить прогнозы на определённый период (например, анализировать перспективы инвестиционного проекта), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.
